Comment bien communiquer sur son déménagement d’entreprise ?

Le déménagement d’une entreprise nécessite une organisation rigoureuse qui doit s’effectuer bien en amont. Outre la logistique, quelles que soient les raisons du transfert de bureau, la communication de cet événement marquant doit être soignée et effectuée dans les règles puisqu’elle implique collaborateurs, salariés, clients et prestataires. Le message véhiculé par le déménagement de bureau doit également être fort et marquer les esprits. Voici quelques conseils pour réussir la communication interne et externe de son déménagement d’entreprise.

Se concerter avec les différents pôles de management de l’entreprise

Un déménagement d’entreprise implique de nombreuses actions à gérer simultanément. Il est donc important que les différents services se réunissent pour rassembler toutes les données clés de l’entreprise :

• La direction,
• Le pôle communication interne,
• Les ressources humaines,
• Le service financier
• L’administration,
• Le comité d’entreprise,
• L’IT,
• Le CHSCT etc.

Tous les pôles de management de l’entreprise doivent établir ensemble un planning stratégique et construire une communication efficace et organisée autour du déménagement d’entreprise.

Réussir la communication interne du déménagement de son entreprise

Communiquer avec ses employés est primordial pour assurer le bon fonctionnement d’une société et la cohésion des équipes. Pour bien préparer son déménagement, il est indispensable de communiquer en interne en toute transparence pour informer, rassurer et impliquer ses salariés.

Un déménagement de bureau a en effet un impact sur la vie quotidienne de ses employés et sur leur futur. Voici quelques solutions à mettre en place :

• Etablir un planning en détaillant les étapes du déménagement de votre entreprise pour impliquer et déléguer des tâches à vos salariés et collaborateurs 
• Echanger sur le lieu de transfert de bureau lors d’un événement spécifique (team building, etc.) pour inviter les salariés à visiter les locaux et à se projeter dans leur nouvel univers de travail 
• Communiquer régulièrement par mail/via un intranet sur l’avancée du déménagement, créer des groupes de travail, des challenges avec ses salariés et collaborateurs pour mener à bien les différentes étapes du transfert de bureau 
• Fournir un livret d’accueil à ses salariés dès l’aménagement. Ce document est primordial puisqu’il regroupe toutes les informations pratiques sur l’organisation interne de l’entreprise et le nouvel environnement de travail (équipements, règles d’hygiène, convention collective, horaires de travail, règlement incendie et sécurité du bâtiment, accessibilité, transports, etc.).

Réussir la communication externe du déménagement de son entreprise

La communication externe d’un déménagement de bureau est également primordiale : elle vient renforcer l’image positive de la société et annoncer publiquement le déménagement. La mise en place d’une stratégie marketing efficace contribue à faire du déménagement d’entreprise une opportunité et un avantage. Informer intelligemment du transfert de société permet en effet de maintenir le lien, rassurer et augmenter sa visibilité auprès de ses collaborateurs et clients.

Pour ce faire, plusieurs solutions marketing (non exhaustives) existent pour une communication externe réussie :

• Envoyer un email personnalisé avec la nouvelle adresse de la société ;
• Modifier la signature de mail de l’entreprise et mettre à jour tous ses supports de communication 
• Mettre en avant le déménagement via le site Internet et les réseaux sociaux de l’entreprise ;
• Afficher des panneaux ou des banderoles sur le nouveau local 
• Contacter la presse locale 
• Diffuser un spot radio 
• Organiser un événement pour l’inauguration des locaux 
• Distribuer des flyers 
• Communiquer via les événements de réseautage professionnel, etc.

Exemple de planning pour la communication du déménagement d’entreprise

Pour que votre déménagement d'entreprise se déroule au mieux, préparez un compte à rebours dès 3 mois avant le jour J.

3 mois avant le déménagement

Il faut impliquer les salariés 

• Visite des futurs locaux 
• Communication sur l’événement en renforçant la cohésion d’équipe (via des vidéos sur l’avancée du projet, newsletters etc.) 
• Désignation d’un responsable transfert de l’entreprise et de collaborateurs référents, etc.

N’hésitez pas à contacter votre déménageur professionnel pour en savoir plus sur la méthodologie du transfert et ainsi établir un rétroplanning efficace.

Au moins 1 mois avant le déménagement

Il faut renseigner la nouvelle adresse à tous ses salariés. Il s’agit aussi de prévenir les clients et partenaires par mail/vidéo du lieu du déménagement, expliquer les raisons du changement de local, mettre en avant les bénéfices de ce déménagement dans la relation avec ses clients en réaffirmant les valeurs de la société, etc.

Le jour J

Marquez ce déménagement d’entreprise en organisant un événement festif et agréable (réception, etc.) réunissant toutes les personnes impliquées dans la société. N’oubliez pas de distribuer un livret d’accueil, de mettre en place une hotline, etc.

A ce stade, tous les supports de communication doivent être mis à jour à l’adresse du nouveau lieu.

15 jours après le déménagement

N’hésitez pas à faire des sondages et/ou entretiens individuels pour avoir un retour du vécu des salariés dans leur nouvel environnement de travail et voir si des améliorations sont possibles.

Un mois après le déménagement

Communiquez sur vos nouveaux locaux au grand public et aux personnes indirectement attachées à l’entreprise. Diffusez un communiqué de presse, publiez des vidéos sur vos réseaux sociaux ou votre site Internet pour présenter la vie de l’entreprise tout en présentant vos nouveaux objectifs suite au déménagement.

Bien choisir son prestataire de déménagement pour une communication réussie

Faire le bon choix de prestataire de déménagement d’entreprise est capital puisque cela vous permet :

• De vous faire gagner du temps au niveau des démarches 
• De vous faire économiser de l’argent en vous organisant bien en amont 
• D’anticiper la communication du déménagement de votre entreprise et de mieux la concevoir en impliquant au plus tôt vos équipes.

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