Comment réussir le déménagement de votre bureau ?

Lorsque votre entreprise se développe ou que vos bureaux ne sont plus adaptés, un déménagement s’impose. Cette opération nécessite une organisation minutieuse pour éviter tout stress. Suivez nos recommandations pour un transfert de bureau réussi.

Comment résilier un bail commercial lors d’un déménagement de bureau ?

Une fois la décision prise de changer de bureau et après avoir trouvé de nouveaux locaux, il est important de procéder à quelques formalités administratives, notamment la résiliation de votre bail commercial. Vous pouvez y mettre fin tous les 3 ans, sauf si des clauses particulières s’appliquent : durée supérieure à 9 ans, usage exclusif de bureau ou local à usage unique.

Si vous résiliez à la fin d’une période triennale, envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception ou procédez par acte d’huissier. Le préavis à respecter est de 6 mois avant la fin du bail ou d’une période triennale. N’oubliez pas de prévoir les travaux de remise en état de l’ancien local et de signer un nouveau bail pour le prochain.

Quelles formalités anticiper pour un déménagement de bureau ?

Le déménagement de bureau nécessite plusieurs démarches à planifier en amont pour éviter les imprévus :

• Transfert de l’abonnement internet : contactez votre fournisseur entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. L’accès à Internet doit être fonctionnel dès votre arrivée dans vos nouveaux locaux.
• Réexpédition du courrier : souscrivez au service de réexpédition définitive auprès de La Poste pour une durée de 12 ou 24 mois. Ce service est disponible pour les entreprises s’installant en France comme à l’étranger.
• Résiliation d’assurances : informez votre assureur de votre départ au moins 2 semaines avant le déménagement.
• Transfert des abonnements énergie : résiliez ou transférez vos contrats d’électricité, gaz, etc., 2 semaines avant le déménagement. Pensez à souscrire de nouveaux contrats pour vos futurs locaux.
• Mise à jour des coordonnées : informez les organismes (banques, assurances, impôts) ainsi que vos clients et fournisseurs de votre changement d’adresse. Mettez à jour votre papeterie (cartes de visite, factures, devis) et signatures d’e-mails.

Organisation de l’emballage et du transport

Un déménagement de bureau implique un tri rigoureux du matériel et des équipements :

• Inventaire : faites la liste des équipements (ordinateurs, imprimantes, téléphones) et du mobilier (bureaux, chaises, armoires). Débarrassez-vous des éléments obsolètes ou inutiles, et commandez ce qui doit être remplacé.
• Emballage : regroupez vos documents dans des cartons d’archives spécifiques. Le matériel informatique, plus fragile, doit être soigneusement emballé, idéalement dans les cartons d’origine. Prévoyez que des experts s’occupent de la déconnexion et de la réinstallation.
• Étiquetage : une bonne pratique est de préparer des étiquettes avec le nom des employés, leur nouveau bureau et le contenu des cartons pour faciliter la répartition une fois sur place.
• Transport des meubles : pour les gros équipements comme les photocopieurs, faites appel à des professionnels, car ils sont lourds et nécessitent une manutention adaptée. Certains meubles peuvent être démontés pour gagner de l’espace.

Pourquoi faire appel à des déménageurs professionnels pour le transfert de bureau ?

Pour éviter que le déménagement ne perturbe vos activités, il est recommandé de faire appel à des professionnels. Les entreprises de déménagement spécialisées disposent du personnel formé pour ce type de mission. Voici pourquoi cela est important :

• Évaluation des besoins : un professionnel se déplace pour évaluer le volume à déménager et propose un devis adapté.
• Expertise en emballage et transport : ils possèdent les techniques et équipements nécessaires pour transporter votre matériel en toute sécurité (cartons spécifiques, chariots, camions capitonnés).
• Services supplémentaires : installation des équipements dans vos nouveaux locaux, remontage du mobilier, nettoyage des anciens bureaux, et solutions de stockage temporaire si nécessaire.

Faites appel à une entreprise de déménagement plusieurs mois à l’avance pour organiser sereinement votre transfert de bureau. En interne, désignez un responsable déménagement pour assurer la coordination entre les équipes et le prestataire.

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