Comment réussir le déménagement de votre bureau ?

Lorsqu’une entreprise se développe, que l’emplacement des bureaux est inadapté ou que les charges sont trop importantes, il est nécessaire de procéder au déménagement de ses bureaux. Cette opération est délicate et requiert une bonne organisation. Suivez nos conseils pour réussir le transfert de votre bureau en toute sérénité.

Transfert de bureau : comment résilier son bail ?

 
Une fois que vous avez pris la décision de changer de bureau et que vous avez trouvé un nouveau local, vous devez procéder à quelques formalités administratives, dont la résiliation de votre bail commercial. Vous pouvez mettre un terme à votre bail commercial tous les 3 ans à partir de sa signature, sans motif particulier. Le bail peut toutefois comporter une clause contraire si :

• le bail a une durée supérieure à 9 ans ;
• le local a été construit en vue d’une seule utilisation ;
• le local a un usage exclusif de bureau ou d’espace de stockage.

Si vous résiliez le bail au terme d’une période triennale (3 ans), envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception au propriétaire ou donnez congé par acte d’huissier. Au terme du bail ou en cours de bail tacitement prolongé, vous ne pouvez donner congé que par acte d’huissier. Le préavis est de 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d’une période triennale. Prévoyez les travaux de rénovation dans le local que vous quittez. Concernant le nouveau local, vous devez signer un nouveau bail et faire assurer votre nouveau bureau.

Déménager son bureau : quelles formalités ?

• Faites transférer votre abonnement internet : contactez le service après-vente entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. Internet étant désormais indispensable, il faut faire en sorte que l’accès soit possible dès votre emménagement.
• Faites suivre votre courrier : vous pouvez souscrire au service de réexpédition définitive nationale auprès de La Poste. La durée du contrat peut être de 12 mois renouvelables une seule fois ou 24 mois non renouvelables. Une solution de réexpédition existe aussi pour les entreprises qui s’installent à l’étranger.
• Résiliez le contrat d’assurance du local que vous quittez au moins 2 semaines avant le déménagement.
• Résiliez ou transférez les abonnements d’énergie : électricité, gaz… 2 semaines avant le déménagement du bureau. Vous pouvez transférer votre contrat existant ou signer un nouveau contrat.
• Souscrivez de nouveaux contrats pour votre futur local.
• Transférez les comptes bancaires de votre entreprise dans une agence plus proche de votre nouveau local.
• Informez les tiers et les organismes de votre changement d’adresse : banques, impôts, compagnies d’assurances, clients, fournisseurs…
• N’oubliez pas de faire figurer la nouvelle adresse dans vos documents : devis, factures, cartes de visite, plaquettes commerciales, signature de mail…

Déménagement de bureau : comment organiser l’emballage et le transport ?

• Quelques semaines avant le déménagement de votre bureau, dressez un inventaire de votre équipement (ordinateurs, moniteurs, scanners, imprimantes, téléphones…) et de votre mobilier (bureaux, armoires, fauteuils…). Il est en effet inutile de transférer les éléments obsolètes ou hors service vers votre nouveau local. Commandez le nouveau mobilier et les nouveaux équipements et organisez l’évacuation des éléments dont vous voulez vous débarrasser vers une déchetterie. Vous pouvez également faire don de certains équipements encore utilisables à des associations.
• La plupart du temps vous pouvez emballer vos papiers (factures, devis, études…) dans des cartons spécifiques pour les archives.
• Les équipements informatique nécessitent une préparation et un transport minutieux, si possible dans leur carton d’origine. Il est préférable que la déconnexion des appareils et la remise en service du parc soient assurées par des experts.
• Une bonne pratique, qui vaut dans la plupart des déménagements de vos salariés : préparer des étiquettes avec le nom du salarié, le bureau de destination et éventuellement le contenu. Vous gagnerez alors du temps lors de la répartition des cartons.
• Les équipements comme les photocopieurs nécessitent une manutention particulière, car ils peuvent dépasser les 100 kg. Confiez leur préparation et leur transport à des professionnels et n’essayez pas de les manipuler seuls dans les escaliers.
• Certains meubles comme les bureaux peuvent être démontés en séparant simplement les pieds de la table, ce qui permet de gagner de la place dans le camion. D’autres éléments comme les armoires, les modules et les fauteuils peuvent être transportés tels quels.

Pourquoi faire appel à des professionnels pour le transfert de son bureau ?

Il est important de faire en sorte que le changement de bureau ne vous retarde pas dans votre activité. Pour que le déménagement de votre bureau se passe rapidement et sereinement, il est indispensable de faire appel à des professionnels. Les entreprises de déménagement disposent d'équipes de déménageurs habitués à ce type d’opération. Il est risqué de demander à vos salariés de porter de lourdes charges. D’une part, ce n’est pas dans leurs attributions, d’autre part, ils n’y sont pas habités et risquent de se blesser.

• Les professionnels se rendent à votre local pour évaluer le volume à déménager et les moyens logistiques nécessaires. Ils vous communiquent ensuite un devis.
• Ils connaissent les techniques d’emballage et de manutention pour déplacer votre équipement informatique et votre mobilier de bureau en toute sécurité.
• Ils disposent de tout le matériel nécessaire pour un déménagement professionnel : sangles spécifiques, différents modèles de cartons, monte-meubles, chariots et diables, camions de déménagement capitonnés…
• Ils vous proposent une palette complète de services supplémentaires, comme l’installation de vos équipements, le remontage de votre mobilier dans votre nouveau bureau ou le nettoyage des locaux.
• Une société de déménagement peut aussi vous proposer des solutions de stockage si vous n’avez pas la place de tout emménager dans votre nouveau local.

Prenez contact avec les entreprises de déménagement plusieurs mois à l’avance. Après avoir comparé les offres, choisissez un prestataire. En interne, désignez un « responsable déménagement » qui sera le relais entre les salariés et la direction pendant l’opération. 

Vous projetez de déménager votre bureau vers un nouveau local ? Demeco peut vous aider à réaliser votre projet, du transport à l’installation de votre mobilier. Consultez nos offres et contactez-nous dès maintenant pour recevoir un devis et bénéficier des conseils de nos professionnels.