Entreprises : comment organiser le transfert de vos archives ?
Des piles de cartons à transporter et à ranger sur des étagères… Quoi de plus rébarbatif que le déménagement des archives d’une entreprise ? Si au contraire, il constituait une excellente opportunité de valoriser votre gestion d’archives ? DEMECO by Reisswolf vous fait bénéficier de son expertise pour organiser le transfert de vos archives et le mettre à profit pour déterminer une toute nouvelle méthode de stockage. Il est temps d’optimiser vos ressources pour accroître votre productivité !
Pourquoi confier le transfert de vos archives à un professionnel ?
Organiser le transfert des archives d’une entreprise est une tâche complexe qui doit être confiée à des professionnels. Notre expérience de déménageurs nous permet de prendre en compte les risques liés au transport d’archives et de faire face au volume conséquent engendré par une telle opération. Nos procédures de travail portent une attention particulière à la protection physique et au conditionnement des archives, pour minimiser le risque de dégradation durant le déménagement. Certains documents fragiles peuvent nécessiter des précautions particulières.
Chez DEMECO by Reisswolf, la protection de vos données et de vos documents confidentiels est au cœur de nos préoccupations. Nos procédures de sécurité veillent à limiter les risques liés aux pertes ou aux vols de vos archives.
Un bon prétexte pour faire le tri
Votre entreprise change de locaux ? DEMECO by Reisswolf intervient lors du transfert de vos archives et de sa préparation, pour vous faire bénéficier de son expertise et transformer votre déménagement en une opération rentable et éco-responsable.
La préparation de vos fonds d’archives constitue une excellente occasion de faire le tri dans vos documents et de déterminer le volume d’archives à transférer ou à détruire. Cet inventaire permet d’optimiser la future surface de stockage et de déterminer une organisation et un classement adapté à chaque entreprise. Il met en lumière les économies à réaliser et permet un gain de temps et d’espace. Bien entendu, c’est l’occasion de procéder à une destruction confidentielle des archives dont le délai de conservation légale est dépassé. Vous y voyez plus clair !
Libérez du temps et de la place !
Vos archives sont ensuite prises en charge par nos agents, pour libérer votre équipe de cette tâche chronophage et fastidieuse. Nous disposons des ressources nécessaires en hommes et en matériel pour mener efficacement cette opération, en toute sécurité. Nous assurons le conditionnement, le chargement et le transport de vos stocks d’archives jusqu’à notre centre d’archivage. Tous nos lieux de stockage sont sécurisés pour assurer une conservation sûre de vos données et de vos documents confidentiels. Une attention particulière est portée aux archives fragiles qui doivent être stockées dans des lieux à hygrométrie et à température contrôlées.
Selon la solution d’archivage que vous avez choisie, suivront alors la numérisation et l’enregistrement de vos documents sur votre compte RWAM. Notre logiciel de gestion d’archives vous permet d’accéder à vos informations n’importe où, 24h/24, de manière sécurisée et intuitive.
L’inventaire et le déménagement de vos archives constituent sans conteste une excellente opportunité de valoriser et d'optimiser la gestion de vos archives. Il permet de préparer leur traçabilité et leur mise à disposition future par scan ou par livraison dans le cas d’un stockage externalisé dans un de nos centres. Un code-barre est apposé sur chaque dossier avant son rangement en salle de conservation. Les informations présentes sur chaque dossier sont saisies dans RWAM et vos archives sont classées selon votre propre organisation. Une toute nouvelle ère d’archivage et d’accès à l’information s’ouvre à vous !
DEMECO by Reisswolf propose aussi à l'occasion d’un transfert d'archives des prestations de curage et de revalorisation des archives obsolètes. Cette démarche éco-responsable s’inscrit dans le cadre de notre démarche intégrée qualité et environnement.
N’attendez plus, confiez votre transfert d’archives à nos équipes de professionnels !