Archives d'entreprises : Le choix du numérique
Pour accompagner votre transition vers un futur 100 % numérique, DEMECO by Reisswolf propose la numérisation de l’ensemble de vos documents et archives. La numérisation est le moyen idéal d’augmenter votre rapidité et votre capacité d’accès aux informations, tout en respectant la réglementation. Vos connaissances sont ainsi protégées et exploitables depuis n’importe quel lieu, à n’importe quel moment. Pourquoi hésiter ?
Pourquoi choisir de numériser ses archives ?
Vous en avez assez de ces piles de dossiers qui s’entassent sur des étagères et prennent de la place dans vos bureaux ? Pourtant, vous le savez, vous êtes tenu de les conserver pendant le délai légal.
La numérisation permet d’optimiser l’essentiel de vos archives, tout en réduisant les coûts d’organisation et de recherche. Résultat : des documents protégés et facilement consultables, et du temps et de la place libérés !
Notre logiciel de gestion d’archives RWAM vous permet de consulter ou de commander en ligne un document ou un dossier à tout moment. Vous pouvez créer des étiquettes, gérer les droits d’accès ou demander la destruction de certaines informations depuis n’importe où, 24h/24. Nous respectons des règles de sécurité et de confidentialité strictes pour protéger vos données. Des procédures de sauvegarde des informations présentes sur notre logiciel et des audits de contrôle sont régulièrement effectués.
Les étapes de la numérisation d’archives
Parce que nous avons conscience de la valeur des informations que vous nous confiez, la prise en charge et la numérisation de vos archives suivent des process rigoureux.
Conseils préalables
Avant d’entamer le processus de numérisation de vos archives, DEMECO by Reisswolf vous conseille quant à la qualité de numérisation nécessaire et à l’organisation idéale des documents numériques. Nous respectons votre choix d’organisation et élaborons une stratégie de numérisation au fil de l’eau. Nous fournissons une documentation précise de chaque étape de la numérisation.
Transfert d’archives
Notre personnel qualifié DEMECO Entreprises s’occupe ensuite de conditionner et de transférer votre stock d’archives jusqu’à nos centres de numérisation. Nous assurons une sécurité et une traçabilité complète des transports.
Préparation des documents
Les documents sont pris en charge dans nos salles de numérisation par notre personnel qualifié et selon des process optimisés. Il se charge notamment de retirer les agrafes, les pochettes et les sous-dossiers, puis de reconstituer les dossiers à l’identique après la numérisation. Le classement et la reconnaissance des documents est assurée via la pose de code-barres.
Numérisation
Nous prenons en charge toutes les sources de documents et tous les formats (A4, registres, plans, dessins industriels, etc.). Nos numérisations sont conformes aux réglementations en vigueur pour tous les types de documents. Nous sommes en mesure de numériser des fonds d’archives volumineux, rapidement et de façon sécurisée. Nos scanners de pointe fonctionnent avec des applications permettant le post-traitement des documents numérisés, la reconnaissance de texte ou la correction si nécessaire. La qualité et la couleur sont adaptables selon vos besoins, et tous les documents sont nommés et classés selon votre organisation.
Mise à disposition
Nous mettons à disposition vos archives numérisées sur un disque dur ou sur un autre support, puis sur votre serveur. L’ensemble de vos informations est ensuite accessible 24h/24 sur votre compte RWAM. Vous pouvez à tout moment demander un scan d’un document important. Un gain de temps considérable pour tous vos collaborateurs !
Stockage
Vos archives physiques sont ensuite stockées dans nos centres sécurisés et restent livrables sur demande en 48 h à 72 h. La destruction confidentielle est assurée au fil de l’eau pour les documents obsolètes, physiques comme numériques. Nos professionnels, archivistes et consultants, assurent une veille réglementaire et technologique constante.
La numérisation est sans conteste la solution idéale pour une gestion d’archives optimisée, pratique et sécurisée.