Les archives sont un sujet sérieux. Le stockage, la manipulation et même la destruction d’archives doivent se faire de manière confidentielle et sécurisée, en respectant la législation. Confier ces tâches à l’expertise d’un professionnel présente alors de réels avantages.
Pourquoi confier la destruction d’archives à un professionnel ?
Votre activité vous amène à détenir des données confidentielles. Outre le fait de libérer de l‘espace et d’aérer vos dossiers, la destruction d’archives vous met en conformité avec la loi. Car, une fois passé le délai légal de conservation, la destruction de ces archives devient obligatoire. Mais elle doit répondre à des procédures de sécurité strictes.
DEMECO by Reisswolf exécute la destruction de vos archives en respectant les obligations légales et la réglementation.
De la collecte à la remise du certificat de destruction, nous respectons un processus sécurisé, conforme aux normes françaises et européennes.
Nos procédures sont régulièrement inspectées dans le cadre d’audits de certification.
Les étapes de la destruction d’archives
DEMECO by Reisswolf vous offre une expertise complète en matière de destruction d’archives.
Conseils préalables
Avant toute destruction d’archives, DEMECO by Reisswolf vous informe sur le délai légal de conservation et vous oriente vers le processus adapté : destruction standard ou confidentielle.
Mise à disposition de collecteurs sécurisés
Des containers sécurisés Reisswolf sont déposés dans vos locaux. Ils vous sont confiés verrouillés et le restent jusqu’à la destruction de leur contenu sur notre site, empêchant tout accès à vos documents sensibles. Les containers sont collectés et remplacés régulièrement par nos soins.
Transfert d’archives
Les containers d’archives à détruire sont récupérés par nos équipes selon un cycle de collecte défini avec vous pour être acheminés vers notre site d’élimination. Chaque transport fait l’objet d’une sécurité et d’une traçabilité complètes.
Destruction des archives
La destruction d’archives est assurée sans intervention humaine : vidage, destruction, mélange et mise en balle sous presse pour recyclage. Le dépôt sur le site est sécurisé avec contrôle d’accès, système anti-intrusion et vidéosurveillance. Un certificat de destruction vous est remis, conformément aux normes françaises et européennes.
Revalorisation des déchets
Quand les conditions le permettent, nous organisons le recyclage des matériaux. Le papier est acheté par des professionnels du recyclage et transformé pour lui offrir une seconde vie.
Quels sont les documents concernés ?
La destruction d’archives concerne presque tous les documents émis par une entreprise :
• Factures ;
• Contrats ;
• Livres de commerce, livres de paie ;
• Convocations d’AG, registres de P.V. ;
• Documents d’accidents du travail ;
• Documents du personnel ;
• Correspondance commerciale …
Avant toute destruction d’archives, le principal élément à prendre en considération est le délai légal de conservation de chaque document.
Destruction d’archives : que dit la loi ?
Dès l’instant où le délai légal de conservation d’un document est atteint, sa destruction est obligatoire. La destruction d’archives doit être effectuée de manière sécurisée. Par ailleurs, la conservation des données est un sujet sensible, encadré par une législation et par des normes très strictes, autant au niveau national avec l’article 226 et suivants du Code Pénal ou la CNIL, qu’à l’échelle européenne avec le RGPD, entré en vigueur en 2018. Des sanctions administratives et pénales sont appliquées en cas de manquement.