Sécurité et confidentialité des archives
Les archives seront stockées dans nos magasins de conservation, conformes aux normes prescrites par la législation, et agréés par arrêté(s) du Ministère de la Culture et de la Communication portant agrément pour la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires.
Nos centres d’archivage DEMECO by Reisswolf sont conformes aux préconisations de la norme NF Z40-350.
Toutes les opérations effectuées sur les archives (entrée, sortie, déplacement, commande, etc.) sont tracées avec horodatage et identification de l’agent l’ayant effectué grâce au logiciel RWAM. Le stockage est effectué sur étagères, montées elle-même sur mezzanine. L’aménagement de nos cellules d’archives, basé sur le système DEMECO by Reisswolf, permet l’optimisation de l’espace, et la réduction des coûts de stockage.
Le respect de règles de sécurité et de confidentialité strictes sont essentielles pour la protection de vos données et la pérennité de vos activité.
Chez DEMECO by Reisswolf, nous avons conscience de la valeur et de l’importante des documents que nous prenons en charge pour votre compte. Nous garantissons leur intégreté totale, lors de chacune de nos interventions, de la prise en charge jusqu’à la destruction des documents.
Quels sont les mesures de sécurité sur nos sites d’archivage
Protection contre le feu
- Interdiction absolue de fumer et absence totale de feu nu sur les sites.
- Dispositifs de détection d’incendie (détection de fumée et autres systèmes) par zone
- Extincteurs dans chaque salle de conservation, à chaque étage, au nombre suffisant, et formation des agents
- Télésurveillance reliée :
- au gardiennage de DEMECO by Reisswolf vigilant 24h/24 et 7j/7
- Sur le mobile des responsable de sites
- Séparation des cellules
- Vérification des systèmes électriques
- Existence de procédures de secours avec les pompiers
Protection contre le dégât des eaux
- Bâtiments situés en zone non inondable, et aucune surface en dessous du niveau de l’eau
- Les archives sont placées sur étagères surélevées, à plus de 10 cm du sol
- Contrôle des RIA et robinets d’incendie
- Aucune canalisation à proximité des zones de stockage
Protection contre les parasites, les rongeurs et la poussière
- Contrôle régulier de l’absence de micro-organismes
- Dispositif de contrôle de l’absence de rongeurs
Contrôle des conditions climatiques de conservation
- Température entre 10°C et 26 °C
- Hygrométrie entre 40% et 70%
- Protection contre la lumière solaire
Possibilité, pour les documents sensibles, de les conserver dans une cellule ayant un contrôle beaucoup plus stricte des conditions climatiques, à savoir :
- Température entre 15°C et 23 °C
- Hygrométrie entre 40% et 59%
Comment préserver la confidentialité de vos archives
Contrôle individuel d’accès au site
- Accès limité avec un système de badge électroniques
- Contrôle des visiteurs et personnes extérieurs
- Historique de chaque entrée justifiant la mise en place d’un dispositif d’interdiction d’accès à toute personne étrangère au service
- Procédures de sécurisation des accès client
Autres mesures de confidentialité
- Anonymat des conteneurs en magasin. Aucun élément présent sur les conteneurs ne permettra de d’identifier le dépositaire
- Respect des habilitations
- Emplacements non dédiés
Procédures de sauvegarde des informations présentes sur notre logiciel d’archivage RWAM - Plan de continuité
Les audits qualités réalisés dans nos cellules d’archivage permettent vérifier la bonne application des mesures de sécurité et de confidentialité. Nous avons mis en place une procédure rigoureuse
| TYPE D’AUDIT | ENJEUX DE L’AUDIT | AUDITEUR | PERIODICITE |
|---|---|---|---|
| Audit Interne | Les processus d’archivage | Service QSSE | Chaque année |
| Audit ISO | Conservation des agréments ISO 9001, 14001 et 45001 | Cabinet Lloyd’s | Chaque année |
| Audit Général | Conservation de la marque DEMECO by Reisswolf | REISSWOLF International | Tous les 3 ans |
| Audit agrément public | Conservation de l’agrément pour la conservation d’archives publiques | Service interministériel des archives de France | Tous les 3 ans |