Quelles sont les méthodes d'archivage interne ?
La génération d’archives est inévitable dans une entreprise. Contrats commerciaux, contrats de maintenance, dossiers du personnel, statuts de la société ou encore factures sont autant de documents qu’il est obligatoire de conserver précieusement. Qu’ils soient sur un support papier ou dématérialisés, ces documents ont des durées légales de conservation variées, et différents niveaux de sensibilité et de confidentialité. La conservation des données et leur préservation sont ainsi devenues un véritable enjeu pour un grand nombre de sociétés, qui ont dû mettre en place de réelles méthodes d’archivage des documents.
Les différentes méthodes de classement des archives d'entreprise
Une gestion efficace des archives combine plusieurs méthodes d’archivage des documents.
L’archivage numérique
Par exemple, certains documents peuvent être classés selon un plan numérique, et dans ce cas la méthode consiste à leur attribuer systématiquement un numéro d’identification.
L’archivage chronologique
L’archivage chronologique impose de ranger les documents en fonction de leur date de création.
L’archivage alphabétique
L’archivage alphabétique consiste à classer les documents en fonction de leur titre.
L’archivage thématique
L’archivage thématique s’accomplit grâce à l’organisation du classement des documents sous des rubriques. Il est ainsi possible de retrouver des documents comptables, des documents relatifs au ressources humaines ou encore des documents juridiques. Le plus souvent, des sous-rubriques viennent hiérarchiser le dispositif, comme les factures ou les bilans pour la comptabilité ou les plannings et les bulletins de salaire pour les documents RH. Enfin, au sein de ces sous-rubriques, les documents peuvent être organisés de façon chronologique ou alphabétique, selon les besoins.
Cependant, quelle que soit la méthode ou la combinaison de méthodes d’archivage des documents utilisée, les documents sont soumis à des règles strictes de durée de conservation et de respect de la confidentialité des informations qu’ils contiennent. C’est pourquoi les autorisations d’accès aux archives doivent être rigoureusement sélectives, de façon à ce que tout le monde ne puisse pas consulter, partager, reproduire, modifier ou même détruire un document.
Externaliser l'archivage pour plus d'efficacité et de sérénité
La gestion et la conservation des archives s’avèrent lourdes et fastidieuses pour de nombreuses entreprises. Entre traçabilité, sécurité et confidentialité, ce domaine impose un respect de la législation qui met en œuvre des compétences spécifiques. C’est pourquoi de plus en plus de sociétés décident de confier leurs archives à des prestataires spécialisés. Les bénéfices liés à l’archivage externe sont multiples.
Un gain de place
L’externalisation de l’archivage permet souvent de libérer une pièce entière ou un grand nombre d’étagères dans des bureaux où chaque mètre carré est précieux.
Un gain de temps
Les collaborateurs ne perdent plus de temps à classer les documents ou à les chercher. Une fois le document archivé, sa traçabilité imposée permet de le retrouver facilement et rapidement.
Un gain de sécurité
L’externalisation des archives permet de conserver les documents dans des conditions optimales, à l’abri de la lumière, de l’humidité, des incendies, des rongeurs, de la moisissure ou encore des cambriolages.
La garantie du respect des réglementations en vigueur
Externaliser l’archivage procure à l’entreprise la garantie du respect de la législation en toutes circonstances. La conservation des documents est obligatoire, mais leur destruction l’est tout autant. Selon leur nature, les documents sont soumis à des délais de conservation différents qu’il est obligatoire de respecter. Ils doivent ensuite être détruits selon des procédures très encadrées. Cette destruction est également obligatoire. Enfin, chaque destruction de document doit pouvoir être prouvée. Le prestataire fournit donc un certificat de destruction ad’hoc justifiant chaque opération. L’externalisation de son archivage permet alors à l’entreprise de rester en conformité avec la loi, avec la garantie du respect des délais de conservation et des procédures de destruction propres à chaque document.
La gestion des archives est donc un gros poste qu’aucune entreprise ne peut se permettre de négliger. En effet, les archives ne sont pas les oubliettes que l’on pourrait imaginer ! Bien au contraire, les archives sont la mémoire d’une entreprise ! C’est la raison pour laquelle leur conservation et leur gestion sont si importantes. L’archivage fait à présent appel à des compétences et des technologies de pointe. Il faut pouvoir retrouver rapidement n’importe quel document, même des années après son classement. L’externalisation des archives répond donc à un réel besoin et peut devenir une nécessité si l’entreprise ne dispose ni de l’espace, ni des ressources adéquates.