Les normes et règlementations en matière d'archivage

L’archivage légal est à différencier du simple stockage de documents. Il ne faut donc pas confondre « archivage » et « stockage ». Il existe des réglementations et des normes d'archivage électronique qu’il est indispensable de respecter pour que l’archivage soit légal. Mais qu’entend-on exactement par « archivage légal » ? Qu’a-t-il de plus que l’archivage classique ? Et quelles sont les normes auxquelles il est si important de se conformer et pourquoi ? Demeco répond à vos questions en la matière. 

Qu'est-ce que l'archivage légal ?

Tout d’abord, il est important de noter que la notion d’archivage légal fait référence à l’archivage numérique. L’archivage numérique peut donc être classique ou légal.

L’archivage classique

Scanner un document papier puis l’enregistrer pour le sauvegarder dans un dossier d’ordinateur s’apparente à du stockage, ou au mieux à de l’archivage classique. Mais cette action n’a rien d’officiel et le document scanné n’a aucune valeur juridique. Il n’est donc pas question de se débarrasser du document papier original, aussi encombrant qu’il fût ! 

L’archivage légal

L’archivage légal, de son côté, permet de remplacer officiellement le document papier par la version numérique et de lui attribuer la même valeur juridique, exactement comme s’il s’agissait du document original. Cette action doit s’effectuer dans le respect de procédures strictes et de normes d'archivage électronique précises qui permettent de garantir l’authenticité du document ainsi numérisé. L’archivage légal a donc vocation à remplacer le document papier par sa version numérique et il est donc possible ensuite de détruire la version papier. 

Quelles sont les normes d'archivage ?

Il est devenu impossible d’évoquer l’archivage sans parler de la protection des données. Les normes d’archivage ont donc le double objectif de protéger le document en tant que contenant en lui-même, mais elles ont vocation à protéger également son contenu. 

La norme NF Z42-013

La norme NF Z42-013 est à respecter dans le cadre d’un archivage électronique légal, également appelé « archivage à vocation probatoire ». C’est cette norme qui encadre la conservation intègre et sécurisée des documents numériques. Apparue en 1999 à l’initiative de l’AFNOR (Association Française de Normalisation), elle a connu plusieurs modifications, dont la dernière en 2020. 

Le respect de la norme NF Z42-013 par un SAE, Système d’Archivage Electronique, peut faire toute la différence en cas de litige et dans le cadre d’une procédure juridique. Bien que seul un juge soit habilité à apprécier la valeur probante d’un document, le respect de cette norme constitue un réel argument.

La certification NF 461

La certification NF 461 n’est pas obligatoire en tant que norme d'archivage électronique, mais elle prouve que le système d’archivage électronique mis en place répond à la norme NF Z42-013. La norme est appliquée volontairement par le service d’archives qui est ensuite libre de demander la certification NF 461. Cette démarche s’inscrit donc dans un processus d’archivage à vocation probatoire qui vise à renforcer la crédibilité du système d’archivage électronique utilisé. 

Le RGPD

Le RGPD est le « Règlement Général de Protection des Données », dont le rôle est d’encadrer le traitement des données au sein de l’Union Européenne. Entré en vigueur le 25 mai 2018, le RGPD renvoie directement à la notion de données personnelles et pose le cadre de la collecte et de la conservation de ces éléments. Le RGPD est la suite logique de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978. Cette loi a d’ailleurs été modifiée de façon à pouvoir se combiner étroitement avec le RGPD depuis le 1er juin 2019. Le RGPD n’intervient pas directement dans l’archivage légal mais il fixe des limites en matière de collecte de données et de l’utilisation que l’entreprise peut en faire. Indirectement, le RGPD pose donc également le cadre de la conservation de ces données. 

L’archivage légal est une solution de plus en plus souvent choisie par de nombreuses entreprises car elle présente de multiples avantages. L’idéal est alors de confier cette tâche à une entreprise spécialisée et disposant des agréments nécessaires. Le respect de la norme NF Z42-013 et la certification NF 461 garantissent à l’entreprise que l’authenticité de tous ses documents est préservée et que leur valeur probatoire est garantie.