Comment procéder au changement d’adresse de son entreprise ?

Au cours de son existence, une entreprise peut être amenée à changer de siège social, c’est-à-dire de procéder à un changement d’adresse officielle. C’est cette adresse qui figure dans les documents commerciaux, devis et factures de l’entreprise. Voici tout ce qu’il faut savoir pour procéder au changement d’adresse d’une société dans les règles.

Changement d’adresse d’une société : quelle est la procédure ?

Le changement d’adresse d’une entreprise est une décision importante qui entraîne une modification de ses statuts et une modification de l’adresse dans le Kbis. Le Kbis est un document officiel qui prouve l’enregistrement de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc l’existence juridique de la société. Vous devez au préalable vous tourner vers l’organe compétent pour décider du transfert de siège social de votre structure. Cet organe est précisé dans les statuts. Il diffère selon la forme sociale de l’entreprise et selon le type de transfert.

• SARL : si le siège social reste en France, prise de décision par le/les gérants sous réserve de la ratification par l’assemblée générale. Si le siège social est déplacé à l’étranger, la décision doit être prise par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales.
• SA : la décision est adoptée par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance, sous réserve de la ratification par l’assemblée générale, si le transfert se fait en France. En cas de transfert à l’étranger, la prise de décision relève de l’assemblée générale extraordinaire.
• SAS : la décision de transfert peut être prise par l’assemblée générale des associés, le président, le comité de direction ou tout autre organe précisé dans les statuts.
• SASU : l’organe décisionnel est mentionné dans les statuts. Il s’agit en général de l’associé unique ou du président de la SASU.
• SCI : l’organe décisionnel est précisé librement dans les statuts. Si rien n’est précisé, la décision doit être prise à l’unanimité des associés.
• EURL : la décision est adoptée par l’associé unique.
• Micro-entreprise : l’autoentrepreneur effectue lui-même son changement d’adresse, via les services en ligne du CFE (centre de formalités des entreprises). Il peut aussi remplir le formulaire CERFA n°13905-04 et l’envoyer au CFE. Il recevra ensuite un nouveau numéro de SIRET.

La prise de décision doit faire l’objet d’un procès-verbal, qui servira d’acte modificatif. Ce procès-verbal doit mentionner l’ancienne adresse et la nouvelle adresse de l’entreprise ainsi que la date de transfert du siège social. Il doit aussi préciser le numéro de l’article modifié dans les statuts suite à cette prise de décision ainsi que la nature de la modification.

Comment publier le changement d’adresse de l’entreprise ?

L’entreprise dispose d’un mois après la prise de décision pour publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL). Cet avis permet d’informer les tiers du changement d’adresse de l’entreprise (en précisant à la fois l’ancienne et la nouvelle adresse). Si le changement dépend du même tribunal de commerce, l’avis de transfert doit être publié dans le journal d’annonces légales du lieu du siège social. Si le transfert dépend d’un nouveau tribunal de commerce, l’avis doit être publié dans le JAL de l’ancien siège social et dans le JAL du nouveau siège social. L’annonce légale doit comporter un certain nombre de mentions :

• déclaration du transfert du siège social ; 
• dénomination sociale et sigle de la société ;
• forme de la société ;
• montant du capital social ; 
• adresse du siège social ;
• numéro unique d’identification de la société ;
• mention « RCS » et nom de la ville où se trouve le greffe du tribunal de commerce de l’ancien siège social ;
• mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du tribunal de commerce du nouveau siège social ; 
• nom, prénom et adresse des personnes pouvant engager la société devant les tiers, si le nouveau siège dépend d’un tribunal de commerce différent de l’ancien.

Suite à cette formalité, le journal d’annonces légales délivre à l’entreprise une attestation de parution de l’avis de modification. 
Si la formalité de dépôt est signée par quelqu’un d’autre que le représentant légal, ce dernier doit conférer un pouvoir au déposant.
Si le changement d’adresse concerne une société titulaire d’un agrément ou d’une autorisation fournie par une autorité de contrôle dans le cadre d’une activité réglementée, certains documents supplémentaires doivent être joints au dossier (autorisation d’exercice, agrément, diplôme…).

Comment déclarer le changement d’une adresse professionnelle ?

Les formalités de transfert de siège social dépendent de la nouvelle adresse. Cette adresse détermine quel tribunal de commerce est compétent. Lorsque le transfert de siège est du ressort du même tribunal de commerce, il est nécessaire de faire une déclaration de modification auprès du CFE ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social. Pour l’enregistrement, l’acte modificatif, qui inclut la décision de transfert de siège, est accompagné d’un certain nombre de documents :

• un exemplaire de l’acte de décision du transfert de siège social, certifié conforme par le représentant légal ;
• un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l’original par le représentant légal ; 
• un formulaire M2 pour une personne morale ou P2 pour une personne physique ; 
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux qui inclut le contrat de bail ou le titre de propriété, les factures d’énergie… ; 
• l’attestation de parution dans le journal d’annonces légales ; 
• un original du pouvoir du représentant légal, si ce dernier n’a pas signé lui-même les documents.

Lorsque le transfert de siège implique un changement du ressort territorial du tribunal de commerce, les formalités doivent être remplies auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social.

Désormais, il est possible d’effectuer ces formalités en ligne, notamment grâce aux services en ligne des greffes des tribunaux de commerce, des CFE ou encore des URSSAF.

Quelles autres formalités pour le changement d’adresse de son entreprise ?

Le déménagement administratif de votre entreprise entraîne quelques démarches supplémentaires :

• faites transférer votre courrier en souscrivant au service de réexpédition de La Poste ;
• informez les tiers de votre changement d’adresse (banques, assurances, clients, fournisseurs…) ;
• modifiez l’adresse sur les documents de l’entreprise (devis, factures, signatures de mails, courriers officiels, cartes de visite, plaquettes commerciales…)

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