La checklist du déménagement d'entreprise
Le secret d’un bon déménagement d’entreprise est une bonne préparation
Pour vous accompagner dans votre déménagement, DEMECO Entreprises, premier déménageur en France, vous propose une liste de différentes procédures et formalités que vous devrez effectuer avant votre déménagement d’entreprise jusqu’au jour J.
Pour assurer une bonne préparation d'un déménagement d'entreprise, il faut s'y préparer au moins six mois à l'avance.Le déménagement sera complètement terminé une fois bien installé dans vos nouveaux locaux.
En amont de toute ces étapes, les nouveaux locaux ont déjà été choisis.
Six mois avant votre déménagement d’entreprise
- Fixez la date précise de votre déménagement,
- Réalisez un cahier des charges précis,
- Établissez un premier plan d’organisation de vos futurs locaux,
- Donnez votre préavis au bailleur,
- Pensez à l’aménagement de vos futurs bureaux,
- Étudiez les contrats de travail de vos salariés.
Trois mois avant votre déménagement d’entreprise
- Après avoir comparé avec soin les différentes offres, choisissez le devis du prestataire retenu pour votre déménagement d’entreprise,
- Nommez un responsable chargé de votre déménagement d’entreprise qui supervisera le bon déroulement et fera le relais entre vos salariés et la direction,
- Prévenez les salariés de votre déménagement d’entreprise ainsi que les représentants du personnel,
- Impliquez les salariés dans votre déménagement en prenant en considération leurs suggestions et leurs avis, afin d’éviter les refus de modification du contrat de travail,
- Faites un état des lieux de vos locaux actuels pour vérifier les travaux à effectuer avant votre départ,
- Pensez à annoncer le déménagement à vos clients et fournisseurs.
Deux mois avant votre déménagement d’entreprise
- Faites les travaux de rénovation nécessaires pour rendre vos locaux actuels,
- Faites une première présentation des locaux à vos salariés.
Un mois avant votre déménagement d’entreprise
- Effectuez un tri dans les archives et les documents de votre entreprise,
- Suivez l’avancée des travaux dans vos nouveaux locaux,
- Installez vos nouvelles lignes de communication (téléphonique, internet …),
- Faites les changements d’adresse auprès de toutes les administrations concernées (Sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements, assurance, la préfecture …).
Une dizaine de jours avant votre déménagement d’entreprise
- Informez vos salariés sur le déroulement du déménagement et terminez les derniers cartons,
- Choisissez le prestataire en charge pour s’occuper du nettoyage des nouveaux locaux (Demeco dispose d’un large réseau de partenaires en capacité de vous offrir ce type de services),
- Choisissez le prestataire en charge de faire l’inventaire de votre parc informatique et de préparer son déménagement (Demeco dispose d’un large réseau de partenaires en capacité de vous offrir ce type de services),
- Faites le changement de vos cartes de visite,
- Communiquez votre nouvelle adresse aux prestataires, fournisseurs, clients concernés avec de nouvelles cartes de visite.
Un jour avant votre déménagement d’entreprise
- Chacun de vos salariés doivent avoir fini de mettre en carton ses affaires,
- Faites une inauguration de vos nouveaux locaux.
Le jour du déménagement
- Mettez en place tout votre mobilier, cartons, raccordement du parc informatique,
- Nettoyez vos nouveaux et vos anciens locaux,
- Désignez un responsable du déménagement pour tous les problèmes qui ont pu se réaliser lors du transfert ou tout problème de connexion éventuel.
Quelques jours après
- Faites le point pour s’assurer que tous les changements ont été réalisés et que votre nouvelle organisation est opérationnelle, continuez à recevoir des suggestions s’il y a encore des améliorations à prévoir,
- Faites vos derniers changements d’adresse (Centre des impôts, Trésorerie principale …).