La checklist du déménagement d'entreprise

Votre entreprise s’apprête à emménager dans de nouveaux locaux ? Quel qu’en soit le motif (locaux devenus trop petits, charges trop élevées, emplacement inadapté, etc.), c’est un exercice délicat qui exige une bonne préparation. Rien ne doit être laissé au hasard ! Du transfert informatique à l'aménagement des nouveaux bureaux, il y a de nombreuses étapes à respecter. Par quoi faut-il commencer ? Comment être sûr de ne rien oublier lors d’un déménagement d’entreprise ? Comment communiquer auprès des salariés ? Nous vous proposons de découvrir les 20 étapes pour réussir le déménagement de votre entreprise :

1. Faire le point sur les raisons du déménagement

Avant toute chose, il est important de clarifier les raisons exactes qui vous poussent à déménager. Cela permet de choisir les bons locaux et de communiquer clairement auprès des salariés. Ceux-ci pourront ainsi se projeter plus facilement et vous faire part de leurs souhaits (salle de repos, salle de sport, local à vélos…). Un déménagement d’entreprise ne s’effectue pas sur un coup de tête, il doit être mûrement réfléchi et argumenté. Il peut insuffler une dynamique positive pour la société, ou au contraire être source d'appréhension et de conflit s’il est mal préparé. Gardez en mémoire que l’aspect humain est tout aussi important que l’aspect logistique dans un déménagement d’entreprise.

2. Choisir vos nouveaux locaux

3. Négocier et signer le bail commercial

Une fois que vous avez jeté votre dévolu sur un local, vous devez vous mettre d’accord avec le bailleur sur les clauses du contrat, avant de signer le bail. Certains éléments ne sont pas négociables, comme la durée du bail (trois, six ou neuf ans) ou la nécessité d’un état des lieux d’entrée et de sortie. D’autres éléments comme le loyer, l'échéance de paiement, le dépôt de garantie, les travaux à effectuer par le locataire, la cession et la résiliation du bail, peuvent être négociés. Vérifiez bien que toutes les obligations légales sont respectées.

4. Fixer une date de déménagement

Fixer une date de déménagement, ou au moins avoir une période précise en tête, est important, car cela vous permet dès à présent d’établir un rétro planning des démarches à effectuer. Soyez réaliste sur les délais : il faut s’y prendre au moins six mois à l’avance pour déménager une entreprise. Prévoyez de préférence de réaliser le déménagement pendant un week-end pour ne pas trop perturber l'activité de votre société. Si vous décidez de déménager en semaine, vous pouvez aussi planifier une semaine de télétravail pour l’ensemble des collaborateurs. Pensez à vérifier auprès de la mairie qu’il n’y pas d'événement prévu qui pourrait bloquer la circulation ou attirer une foule importante ce jour-là. Dans tous les cas, gardez une marge de quelques jours avant de rendre vos anciens locaux : on n’est jamais à l’abri d’un imprévu !

5. Établir un cahier des charges ou un rétro planning

Maintenant que vous connaissez la date de votre déménagement, il est temps d’établir un cahier des charges ou un rétro planning de toutes les étapes et démarches nécessaires avant le jour J. C’est le meilleur moyen de ne rien oublier. Partez de la date de déménagement souhaitée et « remontez le temps » en notant toutes les étapes clé. Cela permet de mieux maîtriser le déroulé des opérations et d’éviter tout oubli fâcheux. Des retards peuvent parfois se produire : l’important est de garder le contrôle et de pouvoir réajuster l’organisation en fonction des imprévus.

6. Donner votre préavis de départ

Une des premières démarches à effectuer est de donner votre préavis à votre bailleur, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier, six mois avant de quitter vos locaux commerciaux. C’est un acte définitif : l’entreprise dispose donc d’un délai de six mois pour organiser son départ en restant dans la légalité. Attention, si vous avez un contrat avec une durée de préavis supérieure à six mois, respectez le délai prévu pour éviter toute complication inutile.

7. Penser l’aménagement de vos futurs bureaux

Réfléchissez à l’aménagement, la distribution, le plan de vos futurs locaux et suivez les éventuels travaux nécessaires. C’est l’occasion d'investir dans du mobilier de bureau ergonomique et de revoir la décoration de l’entreprise. Pourquoi ne pas faire appel à un architecte d'intérieur pour optimiser l’espace et créer un environnement de travail accueillant ? Sollicitez vos salariés pour connaître leurs suggestions : vous pouvez lancer un concours ou une boîte à idées, ou une enquête pour connaître leurs avis.

8. Choisir une entreprise de déménagement

Si vous disposez d’un petit budget et d’une petite équipe, vous pouvez réaliser votre déménagement d'entreprise seul, en louant un camion adapté. Au-delà d’une vingtaine de collaborateurs, il est vivement conseillé de faire appel à des professionnels. Comparez les différentes offres et devis des entreprises de déménagement. Un déménagement d’entreprise nécessite de réelles compétences. Étudiez bien les prestations et les assurances proposées. Demeco est en mesure de s'adapter aux contraintes de chaque métier et de minimiser l’impact du déménagement sur la continuité et la reprise de votre activité. Nous assurons des déménagements d’entreprises dans différents secteurs (industriel, bancaire, hospitalier, hôtelier, tertiaire…) sur tout le territoire. Une attention particulière doit être portée au parc informatique : c’est un organe stratégique de l’entreprise qui sera déménagé à la dernière minute. Demeco dispose d’un large réseau de partenaires en capacité de gérer le déménagement de votre matériel informatique.

9. Organiser une visite

10. Communiquer votre nouvelle adresse

Dressez une liste de tous les clients, fournisseurs et partenaires à prévenir, et communiquez-leur l’adresse de vos nouveaux locaux. Le déménagement ne doit pas impacter votre productivité. N’oubliez pas de signaler votre changement d'adresse aux administrations et services concernés (URSSAF, EDF, opérateur téléphonique, assureur, etc.). Vous avez la possibilité de faire suivre votre courrier à votre nouvelle adresse pendant un an grâce au service de réexpédition de la Poste. Mettez à jour vos cartes de visite, brochures et documents commerciaux. L’idéal est de laisser s’épuiser naturellement vos stocks de documents pour organiser ce changement sans trop de gâchis. Pensez aussi à votre site internet et aux signatures des e-mails. Votre adresse doit être mise à jour partout où elle apparaît. Vous pouvez si vous le souhaitez en profiter pour changer le logo ou le design de vos outils de communication. Lisez nos conseils pour bien communiquer sur le déménagement de votre entreprise .

11. Faire le tri

Un déménagement est toujours une excellente occasion de faire le tri. Avec les années, vos bureaux regorgent sans doute de dossiers obsolètes et d’objets inutiles. Jetez ou donnez tout ce qui prend la poussière. Désencombrez vos armoires et faites le tri dans vos archives. C’est l’occasion de passer au numérique ! Demeco propose des solutions d’archivage sécurisées et adaptées à vos besoins : un excellent moyen de gagner du temps et de la place ! Proposez les meubles dont vous souhaitez vous débarrasser à vos collaborateurs qui en auraient besoin ou à des associations. Enfin, il est prudent d’effectuer une sauvegarde de vos données informatiques avant le déménagement.

Afin de vous aider dans cette étape, Demeco Entreprises propose des « cleaning day » pour vous accompagner dans les bonnes pratiques et faciliter certaines étapes techniques. Un cleaning day se compose de 3 étapes :

· Une phase de préparation permettant d’identifier les solutions à mettre en place

· Les équipes en action pour trier, classer, archiver et détruire les documents

· La fin du chantier où le relais est passé à des partenaires externes pour prendre en charge la gestion des déchets.

12. Modifier les contrats de travail de vos salariés

Le déménagement de l’entreprise entraîne une modification des contrats de travail. Si une clause de mobilité figure dans les contrats de travail de vos salariés, sachez que ceux-ci n’ont pas à donner leur accord pour suivre l’entreprise. De même, si vous déménagez au sein de la même zone géographique. Un salarié qui opposerait son refus risque un licenciement pour motif personnel. En revanche, en l’absence de clause de mobilité, l’accord du salarié est obligatoire. En cas de refus, il bénéficie d’une procédure de licenciement économique.

13. Préparer l’état des lieux

Faites le tour de vos locaux actuels pour vérifier s’il est nécessaire d'entreprendre des travaux de rénovation pour les remettre en état avant votre départ.

14. Faire les cartons

Distribuez cartons et matériel pour que chacun commence à emballer ses affaires. Commencez par les dossiers ou le matériel que vous n’utilisez pas au quotidien, pour ne garder à J-7 que ce que vous emballerez au dernier moment. Étiquetez soigneusement tous les appareils informatiques pour savoir à quel salarié ils appartiennent. Répartissez les rôles, au besoin établissez un planning avec des plages horaires dédiées. C’est souvent un moment pénible pour les salariés qui se voient ajouter une charge de travail supplémentaire, en plus de leur mission habituelle. Communiquez un plan des nouveaux locaux et inscrivez sur chaque carton la pièce de destination pour que chacun puisse retrouver rapidement un espace de travail opérationnel. Informez vos salariés du déroulement exact de la journée de déménagement.

15. Nettoyer vos nouveaux locaux

Avant de vous y installer, et une fois les derniers travaux ou mises en conformité terminés, prévoyez un moment pour nettoyer vos nouveaux locaux. Vous pouvez confier cette tâche à vos employés de ménage habituels ou à une entrée spécialisée, l'important étant de poser vos cartons dans un environnement propre.

16. Installer votre nouvel environnement de travail

Le jour J, réceptionnez les cartons et le matériel, mettez en place le mobilier et rangez vos affaires. Vérifiez qu’il n’y a pas de problème de connexion ou de raccordement au niveau de vos postes informatiques. Dans l’idéal, l’interruption du système informatique ne doit pas excéder une journée. Rapportez les problèmes éventuels aux responsables des entreprises concernées. Prévoyez un petit moment convivial pour remercier vos salariés de leur implication et de leur présence s’ils ont sacrifié un jour de repos. L’aménagement de vos nouveaux locaux est une étape importante, il est essentiel de garantir des espaces de qualité pour le bien-être des collaborateurs. Les space planners de Demeco Entreprises peuvent vous accompagner dans l’aménagement de vos nouveaux locaux et vous aider à créer des locaux à votre image.

17. Nettoyer vos anciens locaux

Une fois les lieux vidés, faites appel à une entreprise de nettoyage pour rendre vos anciens locaux dans le meilleur état possible. Les entreprises spécialisées sont équipées d’un matériel professionnel et performant. Elles connaissent les normes de restitution d’un local commercial et les règles de sécurité à respecter. N’hésitez pas à comparer plusieurs devis en fonction des services proposés. Cela vous permettra d’éviter certains désagréments et d’avoir l’esprit tranquille pour vous concentrer sur votre emménagement. Vous n'aurez plus qu’à prendre rendez-vous pour établir l’état des lieux de sortie.

18. Déclarer officiellement le déménagement de votre entreprise

Si votre entreprise est une société, vous devez déposer un dossier auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour déclarer vos nouveaux locaux et le transfert de votre siège social. C’est une formalité importante qui donne lieu à l'établissement d’un nouvel extrait K bis.

19. Faire le bilan

Quelques jours après le déménagement, faites le point pour vous assurer que tous les changements ont bien été effectués et que tout est opérationnel. Recueillez les suggestions éventuelles s’il y a des améliorations à apporter. C’est souvent à l’usage que l’on se rend le mieux compte des modifications nécessaires.

20. Organiser une soirée d’inauguration

Environ une quinzaine de jours après votre déménagement, organisez une petite fête pour inaugurer vos nouveaux bureaux. Invitez vos clients et partenaires : ils seront ravis de visiter vos nouveaux locaux.

Vous connaissez maintenant toutes les étapes d’un déménagement d’entreprise réussi ! N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nous pouvons vous assister dans votre déménagement d’entreprise.