Déménagement de société : comment faire ?

Le déménagement d’une société est une opération sensible qui nécessite de remplir de nombreuses formalités, mais aussi de communiquer avec ses salariés pour les préparer psychologiquement. Voici nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi.

Comment transférer le siège de sa société ?

Si votre déménagement correspond à un changement de siège social, il est nécessaire de modifier les statuts de la société. En fonction de la forme juridique de la société (SA, SARL, SAS, EURL…), la décision doit être prise par l’organe compétent (conseil d’administration, assemblée générale, conseil de surveillance, associé unique…). La décision doit faire l’objet d’un procès-verbal, qui servira d’acte modificatif. Le procès-verbal doit préciser l’ancienne et la nouvelle adresse de la société ainsi que la date de transfert. Il doit également mentionner le numéro de l’article modifié dans les statuts de l’entreprise.

Il est nécessaire de publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL), un mois après la décision de changement d’adresse. Cet avis permet d’informer les tiers du changement d’adresse de la société en indiquant l’ancienne et la nouvelle adresse. 
Il faut également effectuer une déclaration de modification des statuts auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social.

Quelles étapes pour déménager une société ?

Le transfert d’une société requiert un certain nombre de formalités. Prévoyez un calendrier des tâches pour ne rien oublier ! Selon la taille de l’entreprise, le planning peut être étalé dans le temps. Pour une société de moins de 10 salariés, un mois peut suffire à tout préparer. Pour une société de plus de 100 personnes, 3 mois sont nécessaires au minimum. La préparation peut durer plus d’un an pour les structures de plus de 500 salariés.

• Résiliez le bail des locaux que vous quittez en respectant le préavis : 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d’une période triennale (3 ans). Signez le nouveau bail, qui peut être d’une durée de 3, 6 ou 9 ans. Vous pouvez négocier certaines clauses comme le montant du loyer, les travaux à effectuer par le locataire ou encore les modalités de résiliation du bail.
• Résiliez le contrat d’assurance du local que vous quittez au moins 2 semaines avant le déménagement puis souscrivez un nouveau contrat pour vos nouveaux bureaux.
• Prévoyez les travaux de mise en conformité dans les nouveaux bureaux si nécessaire. Les travaux doivent être achevés avant l’arrivée des salariés.
• Déclarez le changement d’adresse de l’entreprise auprès de l’administration et des diverses organisations : banques, compagnies d’assurances, clients, prestataires, fournisseurs… Mentionnez la nouvelle adresse sur les documents de l’entreprise (devis, factures, plaquettes commerciales, signature de mail, cartes de visite…). Vous pouvez souscrire à certains services de La Poste vous proposant la réexpédition de votre courrier vers votre nouveau siège.
• Résiliez les abonnements d’électricité ou de gaz 2 semaines avant de déménager. Dans certains cas, vous pouvez procéder à un simple transfert de contrat.
• Si nécessaire, transférez les comptes bancaires de la société dans une agence plus proche des nouveaux bureaux. 
• Faites transférer votre abonnement internet : contactez votre fournisseur d’accès entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. Veillez à ce qu’internet soit accessible dès l’entrée dans les nouveaux locaux.

Transfert de société : comment impliquer les salariés ?

Le déménagement est un événement important dans la vie d’une société. Il est donc essentiel d’informer les salariés à ce sujet. Le déplacement du lieu de travail peut être une source d’inquiétude pour les salariés. Ceux-ci se posent notamment des questions sur leurs futures conditions de travail et leur temps de trajet. 

• Prévoyez des réunions d’information présentant les nouveaux locaux et leurs avantages (espace, services, meilleure accessibilité, commerces environnants…) et rassurez les salariés. Impliquez-les en organisant par exemple une visite guidée des futurs locaux et recueillez leurs avis et suggestions avec une boîte à idées.
• Sur le plan légal, vous devez présenter une note détaillée présentant le projet aux délégués du personnel si votre entreprise compte moins de 50 salariés. Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, la loi Rebsamen de 2015 vous oblige à consulter dans un délai de 3 mois le Comité social et économique (CSE) qui remplacera, au 1er janvier 2020, le comité d’entreprise et le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés. En cas de non-consultation de ces instances, le projet de déménagement peut être annulé.
• Nommez un responsable « déménagement » dans chaque service de l’entreprise. Ce dernier sera coordinateur et fera remonter les interrogations des salariés. Lors du déménagement, il sera chargé du bon emballage et de l’étiquetage des cartons de son service. Il résoudra aussi les soucis des salariés au moment de l’emménagement : carton manquant, problème de connexion au nouveau réseau, appareil en panne… Attention toutefois à ne pas demander aux salariés de porter des charges lourdes, ce n’est pas dans leurs attributions.

Pourquoi faire appel à une entreprise de déménagement pour un transfert de société ? 

Votre temps est précieux : pour ne pas ralentir votre activité, le transfert de société doit se faire le plus rapidement possible. Il est donc indispensable de recourir à une société de déménagement spécialisée dans le transfert d’entreprise. Elle possède l’expérience, les équipes et le matériel nécessaires pour vous accompagner dans votre changement de locaux.

• Comparez les offres des diverses sociétés de déménagement plusieurs mois à l’avance. Les déménageurs professionnels se rendent dans vos bureaux pour estimer le volume de vos biens à transporter. Ils vous transmettent ensuite un devis. Prêtez attention aux services complémentaires proposés comme le nettoyage des locaux, l’assurance ou l’installation de votre parc informatique.
• Les professionnels maîtrisent les techniques d’emballage et de manutention pour transporter votre matériel de manière sécurisée.
• En plus de la main-d’œuvre, les entreprises de déménagement disposent de tout le matériel nécessaire : camion de déménagement capitonné, sangles, chariots, couvertures, divers modèles de cartons, caisses, monte-meubles…

Vous avez décidé de déménager votre société ? Demeco vous accompagne dans votre projet en vous proposant différentes offres et en mettant à votre disposition ses équipes de déménageurs professionnels. Contactez-nous pour recevoir un devis ou demander conseil.